Persónuverndarstefna

Persónuvernd

Tengiliður skólans er Guðlaug Pálsdóttir aðstoðarskólameistari en hægt er að hafa samband við hana á netfangið gudlaug.palsdottir@fss.is.

Persónuverndarstefna Fjölbrautaskóla Suðurnesja

Fjölbrautaskóli Suðurnesja (FS), kt. 661176-0169, er til húsa að Sunnubraut 36, 230 Reykjanesbæ. Símanúmer skólans er 421-3100 og netfang er fss@fss.is. Einkunnarorð skólans eru Virðing - Samvinna - Árangur. FS leggur áherslu á að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi þeirra persónuupplýsinga sem skólinn vinnur með og kappkostar að öll vinnsla með persónuupplýsingar innan skólans fari fram í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, sem tóku gildi þann 15. júlí 2018. Markmið laganna er að stuðla að því að með persónuupplýsingar sé farið í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs ásamt því að tryggja áreiðanleika og gæði slíkra upplýsinga og frjálst flæði þeirra á innri markaði Evrópska efnahagssvæðisins.

FS hefur mótað persónuverndarstefnu sem hér er lýst og hefur að markmiði að auðvelda þeim sem hana lesa að átta sig á hvaða upplýsingum skólinn safnar um einstaklinga, í hvaða tilgangi og hvað gert er við þær. Einnig er lýst rétti einstaklings varðandi persónuupplýsingar og skýrt hvert hann getur leitað ef hann óskar eftir upplýsingum eða þykir á sér brotið. Stefnan er aðgengileg á vefsíðu skólans, www.fss.is.

Hvað eru persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Upplýsingar sem eru ópersónugreinanlegar teljast ekki persónuupplýsingar. Um nánari skilgreiningu á því hvað teljist persónuupplýsingar og hvað teljist viðkvæmar persónuupplýsingar vísast til 2. og 3. tl. 3. gr. laga nr. 90/2018.

Tilgangur með skráningu persónuupplýsinga
FS safnar persónuupplýsingum til að geta uppfyllt skyldur sínar á grundvelli laga nr. 92/2008 sem gilda um framhaldsskóla. Tilgangur með skráningu persónuupplýsinga hjá FS á því stoð í lögum eða varðar þjónustu sem skólinn veitir nemendum, þ.e. að veita þeim þá þjónustu sem þeir eiga lagalegan rétt á. Einnig safnar skólinn persónuupplýsingum vegna samningssambands við starfsfólk og ýmsa verktaka. Sum vinnsla er jafnframt byggð á lögmætum hagsmunum er varða t.d. myndbirtingar og eftirlit í öryggisskyni.

Eftirfarandi eru dæmi um tilgang upplýsingamiðlunar:
• Innritun nemenda í skólann
• Veiting einkunna fyrir námsárangur
• Yfirlit yfir námsframvindu
• Greiðsla fyrir vinnu eða vöru

Persónuupplýsingar og vinnsla (meðferð) þeirra
FS er afhendingarskyldur aðili til Þjóðskjalasafns skv. lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 og geymir því öll gögn fram að skilum til Þjóðskjalasafns í samræmi við settar reglur þar um.
Öll notkun og meðferð persónuupplýsinga, s.s. söfnun þeirra, skráning, geymsla og eyðing telst vinnsla, sbr. 4 tl. 3. gr. persónuverndarlaga nr. 90/2018.

FS leggur áherslu á að ekki sé gengið lengra í vinnslu persónuupplýsinga en þörf krefur, til að ná því markmiði sem stefnt er að með vinnslunni. Í vinnsluskrá kemur fram á hvaða heimildum vinnslan er framkvæmd. FS gerir sitt ítrasta til að tryggja að gætilega sé farið með persónuupplýsingar og meðferð þeirra sé ávallt samkvæmt lögum og reglum.

Eftirfarandi grundvallarreglur ráða því hvernig þínar persónuupplýsingar eru meðhöndlaðar hjá FS:
• Þær skulu vera löglegar, sanngjarnar og réttar
• Tryggðar gegn óheimilum breytingum og meðhöndlaðar af trúnaði
• Skráðar í sérstökum og skýrum tilgangi og ekki notaðar síðar í öðrum óskyldum tilgangi
• Vistaðar eins lengi og þörf er á eða lög kveða á um
• Vera uppfærðar og aðgengilegar
• Aðeins notaðar í upprunalegum tilgangi og ekki afhentar öðrum nema að beiðni viðkomandi og með ótvíræðu samþykki hans eða að skólinn beri lagalega skyldu til þess

Um hverja safnar FS persónuupplýsingum?
Við rekstur skóla safnast óhjákvæmilega ýmsar persónuupplýsingar um mismunandi hópa, þ.e. nemendur skólans, starfsfólk skólans, einstaklinga/viðskiptamenn, s.s. ráðgjafa, birgja, verktaka og lögaðila sem skólinn er í samskiptum við.

Hvaða persónuupplýsingar skráir FS eða geymir?
FS skráir og varðveitir ýmsar persónuupplýsingar um framangreinda hópa, en þó eingöngu upplýsingar sem eru nauðsynlegar og viðeigandi með hliðsjón af tilgangi hverju sinni. Þannig er umfangsmeiri upplýsingum t.d. safnað um nemendur og starfsfólk skólans heldur en aðra. Upplýsingarnar geta bæði verið á pappír eða rafrænar. Sérstök aðgát er höfð um söfnun og meðferð viðkvæmra persónuupplýsinga, s.s. um heilsufar og þjóðernislegan uppruna.

Utanumhald um persónuupplýsingar:
FS er í samstarfi við Advania sem hýsir INNU í öruggu og vottuðu umhverfi, sjá persónuverndarstefnu Advania. INNA veitir skólum og nemendum lausn í tengslum við nám og skólarekstur. Aðgangi að INNU er stýrt og aðgangsheimild bundin við þá einstaklinga sem þurfa aðgang að upplýsingum um nemendur, s.s. skólameistara, kennara, námsráðgjafa og félagsráðgjafa.

FS er ríkisstofnun og nýtir INNU, TBR og Orra til utanumhalds en Advania sér um rekstur kerfanna. Allir kerfishlutar eru aðgangsstýrðir í öruggu og vottuðu umhverfi. Skólinn er með skjala- og málakerfið GoPro sem er þjónustað af Hugviti hf.

Dæmi um persónuupplýsingar um nemendur sem FS skráir eða notar:
• Nafn og kennitala
• Heimilisfang
• Netfang
• Símanúmer
• Nafn forráðamanna
• Netfang forráðamanna
• Símanúmer forráðamanna
• Mætingar
• Verkefnaskil
• Einkunnir
• Upplýsingar um sérþarfir (veittar af nemanda sjálfum eða forráðamanni)

Dæmi um persónuupplýsingar um starfsfólk sem FS skráir eða notar:
• Nafn og kennitala
• Heimilisfang
• Netfang
• Símanúmer
• Viðvera
• Bankaupplýsingar
• Launaútreikning
• Starfsumsóknir
 
Hvaðan koma persónuupplýsingarnar?
Að jafnaði aflar skólinn persónuupplýsinga beint frá þeim einstaklingi sem upplýsingarnar varða. Við tilteknar aðstæður geta upplýsingarnar þó komið frá þriðja aðila, t.d. Þjóðskrá, heilbrigðisstofnun eða öðrum þriðja aðila. Þegar upplýsinga er aflað frá þriðja aðila mun skólinn leitast við að upplýsa um slíkt, eftir því sem við á.

Skráningar í INNU og TBR
Upplýsingar koma frá nemanda sjálfum, forráðamanni, skólameistara, kennara, námsráðgjafa eða öðru starfsfólki skólans sem hefur til þess heimild.

Skráningar í Orra
Upplýsingar koma frá starfsmanni sjálfum eða þriðja aðila.

Tölvupóstur
Sendi nemandi kennara eða öðru starfsfólki skólans tölvupóst þá varðveitist hann í tölvupóstkerfi skólans.

Upplýsingar um sérþarfir
Upplýsingar koma frá nemanda eða forráðamanni.

Myndir
Mynd af nemanda til birtingar í auglýsingaefni skólans, á heimasíðu eða samfélagsmiðli á vegum skólans er aðeins birt að fenginni óyggjandi heimild frá nemandanum og forráðamanni hans (ef það á við). Nemandinn getur dregið heimildina til baka (eða forráðamaður ef það á við) hvenær sem er og skal ætíð brugðist strax við henni og myndin fjarlægð. Undanþága frá kröfum um fyrirliggjandi heimild til myndbirtingar varðar hópmyndir sem teknar eru í skólanum eða á viðburðum á vegum skólans og ljóst að enginn einn nemandi er brennidepill myndarinnar. Nemandi og/eða forráðamaður (ef við á) getur farið fram á að slíkar myndir verði fjarlægðar af vef skólans eða samfélagsmiðli á vegum skólans, án þess að gefa upp ástæðu.

Rafræn vöktun
Rafræn vöktun með öryggismyndavélum í húsnæði skólans byggir á lögmætum hagsmunum og er metin nauðsynleg á grundvelli öryggis og eignavörslu, dæmi:

• Til að gæta öryggis nemenda og starfsfólks
• Til að gæta þess að ekki sé farið um skólann í leyfisleysi
• Til að varna því að eigur skólans og nemenda séu skemmdar

Öryggismyndavélar eru staðsettar við innganga og á göngum skólans. Sérstakar merkingar eru settar upp til að gera þeim sem eiga leið um húsnæðið viðvart um vöktunina, hvort sem um er að ræða nemendur, forráðamenn, gesti eða starfsfólk.

Persónuupplýsingar sem til verða við vöktunina eru aðeins notaðar í þágu tilgangs með söfnuninni og að því marki sem nauðsynlegt er. Skólameistari hefur einn heimild til ákveða að upplýsingarnar sem verða til við vöktunina skuli skoðaðar en myndefni úr eftirlitsmyndavél er aðgangsstýrt. Umsjónarmaður fasteigna, sem er bundinn trúnaði og þagnarskyldu vegna starfa sinna, hefur heimild til að skoða upplýsingarnar með skólameistara.
 
Afhending upplýsinga til þriðja aðila
FS miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema honum sé það skylt samkvæmt lögum, eða viðkomandi nemandi eða starfsmaður hafi óskað eftir og fyrirfram gefið samþykki fyrir því. Slíkt samþykki er auðveldlega hægt að afturkalla.

Hver er þinn réttur varðandi upplýsingar um þig?
• Þú hefur rétt til að fá upplýsingar um allar skráðar persónulegar upplýsingar um þig, rafrænar eða á pappír, hvaðan þær komu og til hvers þær eru notaðar
• Þú hefur rétt til að koma á framfæri athugasemd við ófullkomnar eða rangar upplýsingar um þig. Skrá er haldin yfir leiðréttingar.
• Þú getur í ákveðnum tilvikum mótmælt vinnslu persónupplýsinga og óskað eftir því að vinnsla þeirra verði takmörkuð.
• Óskir þú eftir að flytja upplýsingar um þig til annars aðila, t.d. annars skóla, getur þú átt rétt á að fá persónuupplýsingar þínar afhentar á algengu tölvutæku formi eða að þær verði fluttar beint til viðkomandi þriðja aðila.
• Skólanum ber skylda til að varðveita upplýsingar samkvæmt lögum.
• Þegar þú óskar eftir upplýsingum um skráningar um þig á beiðnin að vera skrifleg. Umsókn skal senda á netfangið personuvernd@fss.is.

Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?
FS leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana í því skyni að vernda persónupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

FS stuðlar að virkri öryggisvitund starfsmanna með viðeigandi fræðslu og þjálfun varðandi öryggi við vinnslu persónuupplýsinga.

FS kann að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila af mismunandi ástæðum. Þannig geta þriðju aðilar sem veita skólanum upplýsingatækniþjónustu haft aðgang að persónuupplýsingum en FS kann einnig að vera skylt samkvæmt lögum að afhenda þriðja aðila persónuupplýsingar.

FS mun gera vinnslusamning við þær vinnslustofnanir sem hýsa gögn skólans. Krafa verður gerð um að viðkomandi vinnsluaðilar uppfylli kröfur persónuverndarlaga. Þá mun FS ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi ákvæða persónuverndarlöggjafar.

Persónuverndarfulltrúi - tengiliður
Persónuverndarfulltrúi FS tekur á móti öllum erindum er varða persónuupplýsingar og meðferð þeirra. Hann er til staðar komi upp álitaefni á sviði persónuverndar, hlutast til um þjálfun starfsfólks og framkvæmir úttektir. Hann er tengiliður við Persónuvernd og vinnur með henni.

Persónuverndarfulltrúi FS er ?.
Einnig er hægt að senda póst merktan persónuverndarfulltrúa til Fjölbrautaskóla Suðurnesja á netfangið personuvernd@fss.is eða á heimilisfangið Sunnubraut 36, 230 Reykjanesbæ, og verður honum komið á framfæri við persónuverndarfulltrúa FS.
Þá er einnig hægt að hringja í skólann í síma 421-3100 og hafa samband við tengilið persónuverndarfulltrúans innan skólans eða senda viðkomandi tengilið tölvupóst. Tengiliður skólans er Guðlaug Pálsdóttir, aðstoðarskólameistari, en hægt er að hafa samband við hana á netfangið gudlaug.palsdottir@fss.is.

Leitast er við að bregðast við öllum fyrirspurnum innan mánaðar frá viðtöku þeirra. Sé um að ræða umfangsmikla eða flókna beiðni mun FS upplýsa um að ekki verði brugðist við beiðni innan framangreindra tímamarka. Ætíð skal leitast við að svara innan þriggja mánaða frá viðtöku á beiðni.

Ábyrgð á grundvelli persónuverndarlaga
Skólinn ber ábyrgð á þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram á vegum hans.

Eftirlit
Ef einstaklingur hefur athugasemdir við vinnslu FS á persónuupplýsingum hans getur hann sent erindi til Persónuverndar sem annast eftirlit með framkvæmd laga um persónuvernd, reglugerða og sérákvæða í lögum sem fjalla um vinnslu persónuupplýsinga. Persónuvernd úrskurðar um hvort brot hafi átt sér stað. Upplýsingar um Persónuvernd er að finna á vef stofnunarinnar, www.personuvernd.is.

FS leitast ávallt við að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem skólinn vinnur með hverju sinni og kann persónuverndarstefna skólans því að taka breytingum í kjölfar reglubundins eftirlits og úttekta. Breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu uppfærðrar stefnu á vefsíðu skólans, www.fss.is

Síðast endurskoðað í mars 2024.