Afgreiðsla athugasemda

Verklag við afgreiðslu athugasemda

Almennt: Athugasemd skal afgreidd eins framarlega í ferlinu eins og hægt er, þ.e. áður en stjórnandi afgreiðir athugasemd skal t.d. námsráðgjafi leitast við að afgreiða hana. Þetta er gert til þess að dreifa vinnuálagi og til þess að hægt sé að áfrýja máli.

Aðrir starfsmenn en stjórnendur sem afgreiða athugasemdir geta einungis rannsakað málið og leitað sátta en ekki úrskurðað í málinu.

1. Móttaka: Starfsmaður sem tekur við athugasemd metur um hvað málið snýst og hver á að afgreiða kvörtunina.

2. Tilvísun: Ef starfsmaður sem tekur við athugasemd á ekki að afgreiða hana sjálfur vísar hann viðkomandi á þann aðila sem afgreiða á athugasemdina. Þetta gildir einnig um stjórnendur sem myndu þurfa að afgreiða málið á seinni stigum.

3. Rannsókn: Starfsmaður sem á að afgreiða athugasemd rannsakar málið. Rannsókn getur verið takmörkuð við viðtal við þann sem ber athugasemdina fram ef það dugar til sáttar. Rannsókn getur krafist þess að rætt sé við aðra. Eðlilegt er að ræða við þann sem athugasemd er gerð um svo hann geti skýrt sína hlið á málinu.

4. Sáttaferli: Sátt er að sá sem gerir athugasemd fellir niður mál eða samkomulag tekst um lok máls. Starfsmaður sem afgreiða á mál getur lokið máli með þrenns konar sátt.
a. Sá sem gerir athugasemd er sáttur eftir viðtal.
b. Rætt er í sitt hvoru lagi við þann sem gerir athugasemd og þann sem athugasemdin er gerð um, ýmist þannig að komist er að samkomulagi eða að athugasemd er komið á framfæri. Sá sem gerir athugasemd getur látið það nægja og lokið þannig málinu. Sá sem athugasemd er gerð um kann þó að vilja gera athugasemdir við málið og getur komið þeim áleiðis til viðkomandi starfsmanns eða stjórnenda.
c. Sáttafundur er haldinn með þeim sem gerir athugasemd og þeim sem athugasemd er gerð um og öðrum þeim sem viðeigandi þykir að boða á fundinn. Takist sátt er málinu lokið.

5. Framvísun: Takist ekki sátt skal málinu framvísað á þá stjórnendur sem afgreiða eiga málið.

6. Úrskurður: Ef ekki tekst sátt getur stjórnandi úrskurðað í málinu eftir því sem hann hefur völd til.

_{Síðast endurskoðað í október 2023}